En octobre, le géant de l'hébergement de fichiers Dropbox a annoncé qu'il fermerait certains de ses bureaux et ferait du domicile le lieu de travail principal de ses 2 500 employés. Les responsables de l’entreprise ont expliqué, dans un article publié sur le blog « » (), que « cela nous offre l’occasion de constituer un effectif encore plus solide et plus diversifié, dans la mesure où nous recrutons des personnes issues de milieux et ayant des points de vue de plus en plus variés ».
Alors que la pandémie de COVID-19 se prolonge, de nombreuses entreprises s'adaptent à cette « nouvelle normalité » et en évaluent les effets positifs sur la productivité et la satisfaction au travail. Selon une enquête intitulée « juin 2020 » menée par PricewaterhouseCoopers auprès d'entreprises de divers secteurs, 83 % des salariés ont déclaré avoir l'intention de continuer à travailler à domicile au moins un jour par semaine. Ce même sondage a révélé que plus de la moitié (55 %) des employeurs prévoient de maintenir leur culture du télétravail une fois la crise passée.
Les entreprises adoptent ce nouveau modèle avec enthousiasme. Dans un article intitulé « août 2020 » ( ), publié dans le Wall Street Journal ( ), il a été rapporté ( ) que de nombreuses entreprises de la région de la baie de San Francisco –– notamment Google, Twitter, Tanium et Slack –– autorisaient leurs employés à déménager dans le cadre d’une transition plus durable vers le télétravail.
Mais à quoi ressemble réellement le télétravail ? Pour commencer, cela oblige les entreprises à déployer des dizaines de milliers d'appareils — tels que des smartphones, des ordinateurs portables, des PC, des imprimantes et bien d'autres encore — afin que les employés puissent faire leur travail. Les services informatiques doivent également gérer ces « terminaux numériques », comme on les appelle, en mettant à jour leurs logiciels et en les protégeant contre les menaces.
Ils doivent également relever les nouveaux défis auxquels sont confrontés les travailleurs. Parmi ces difficultés figurent notamment la connexion Wi-Fi et l'accès à Internet instables ou non sécurisés, ainsi que le maintien de bonnes relations de travail avec les collègues, selon une récente enquête menée par Slack et publiée sur . C'est pourquoi il est essentiel de doter les collaborateurs des outils numériques, des processus et du soutien nécessaire à leur mode de vie afin de favoriser la collaboration, la productivité et l'engagement.
« La pandémie n’a pas seulement renforcé l’engouement collectif pour le télétravail », déclare Jim Alkove , responsable de la confiance chez Salesforce, . « Cela a redéfini les conceptions traditionnelles de l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. » « Les outils de productivité doivent en tenir compte. »
Voici quatre moyens de veiller à ce que vos collaborateurs travaillant à distance restent satisfaits et productifs.
Préparez-vous
Certains salariés disposaient déjà d'un bureau à domicile avant le début de la pandémie. Beaucoup d'autres ne l'ont pas fait, et ne le font toujours pas. Les entreprises doivent d'abord répondre à leurs besoins fondamentaux. Pandio, une start-up spécialisée dans les logiciels d'entreprise basés sur l'IA et implantée à San Diego, a fourni à ses 12 employés des bureaux debout, des chaises, des ordinateurs portables et des smartphones. « Nous disposons désormais d’une certaine souplesse », déclare Gideon Rubin, PDG d’ ,. De grandes entreprises, telles que Twitter, ont proposé de rembourser leurs employés pour l’achat de bureaux, de chaises de bureau et d’équipements Wi-Fi.
Outre le matériel nécessaire à la mise en place, les entreprises devraient également s'attacher à mettre à jour leurs applications basées sur le cloud, explique M. Alkove, afin de permettre aux collaborateurs de rester connectés et de partager facilement leurs projets professionnels ainsi que de collaborer avec leurs collègues. « Ce qui était autrefois un luxe dans le cadre de la transformation numérique, avant la pandémie, est désormais devenu une condition sine qua non », déclare-t-il.
Les plateformes de collaboration numériques, telles que Zoom, Slack et Google Meet, sont également indispensables pour mener à bien votre travail. Mais les entreprises doivent apprendre à les utiliser efficacement pour d'autres processus importants, tels que l'intégration et la formation. Selon M. Alkove, permet déjà à ses 50 000 collaborateurs d’accéder à Trailhead, sa plateforme de formation en ligne, ce qui lui fait économiser « un nombre inimaginable d’heures et de ressources ».
Réduire l'échelle
De nombreux salariés souffrent de « fatigue liée à Zoom ». Et les entreprises avisées doivent procéder à quelques ajustements importants. « Les responsables devraient “supprimer les réunions récurrentes, se débarrasser des réunions d’état d’avancement et les transférer vers des canaux numériques” », déclare Brian Elliott , vice-président d’ Future Forum , un nouveau consortium de recherche détenu par Slack. « Permettez à votre équipe de consacrer davantage de temps à la résolution approfondie des problèmes et mettez-le à profit pour renforcer la cohésion sociale. »
Encore un conseil aux responsables : utilisez les outils d’« analyse des ressources humaines » avec discernement. Ils sont parfaits pour suivre l'activité des collaborateurs et déterminer à quelle fréquence et avec quels outils numériques les équipes travaillent. Mais les logiciels ne peuvent en aucun cas se substituer aux relations humaines.
« Certains responsables ont tendance à oublier leurs collaborateurs et à se contenter de les suivre tout au long du processus de travail », explique Dana Borowka , PDG d’ , une société spécialisée dans le recrutement et la gestion des talents. « C'est le coup de grâce. » Si un outil de collaboration n'est pas utilisé, décrochez le téléphone et demandez pourquoi.
Informatique, appelez la maison
Il n'y a rien de pire que d'attendre au téléphone que le service d'assistance informatique vous réponde, ou de voir votre demande — « Où est mon nouvel ordinateur portable, ou la clé USB pour connecter mon écran ? » — se perdre dans les limbes. Pour les télétravailleurs, cela constitue une source particulière de frustration. Les services informatiques constituent « un élément essentiel à une bonne expérience professionnelle », a souligné Jeff Spar, ancien directeur des systèmes d'information du Metropolitan Museum of Art, dans un numéro récent d' Harvard Business Review. « Si cela ne fonctionne pas bien, tout le monde est frustré. »
Une partie du problème réside dans le fait que de nombreuses entreprises considèrent l'expérience des collaborateurs comme relevant exclusivement des ressources humaines. « Cela doit changer », affirme M. Alkove, de Salesforce. « La meilleure chose qu’un PDG, un directeur de la sécurité ou un responsable informatique puisse faire pour sécuriser un environnement de travail à distance, c’est de maîtriser les principes fondamentaux », explique-t-il. Cela implique notamment de maintenir les appareils des employés à jour avec les dernières versions logicielles, d'activer l'authentification multifactorielle et de veiller à l'application des correctifs de sécurité.
L’ajout de processus tels que l’authentification unique avec authentification multifactorielle ne se contente pas de renforcer la sécurité, ajoute Alkove, mais « réduit les difficultés rencontrées par les collaborateurs en leur permettant de se connecter une seule fois pour bénéficier d’un accès sécurisé à l’ensemble des outils dont ils ont besoin pour exercer leurs fonctions ».
Point de sortie
Elliott suggests employers rethink the 9-to-5 workday. « C’est en rompant avec les habitudes forgées lors de la révolution industrielle que l’on obtient les meilleurs résultats », affirme-t-il. « La plupart des entreprises se sont contentées de transposer telles quelles leurs réunions en présentiel sous forme d'appels vidéo. » « Cela n'a jamais été la manière la plus productive de travailler. » Au contraire, les responsables devraient laisser les salariés définir les horaires qui correspondent le mieux à leurs besoins familiaux et les encourager à communiquer leurs disponibilités via des outils de collaboration.
« Permettre aux employés de faire des pauses pour s'éloigner de leur travail, d'organiser leur journée et de faire de l'exercice a contribué à améliorer l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée ainsi que la productivité, à réduire le stress et à renforcer le sentiment d'appartenance », explique Elliott. Il ajoute un dernier conseil : « Désactivez les notifications lorsque vous ne travaillez pas ! »
Illustrations de Michelle Jacobs
