En octobre, le géant de l’hébergement de fichiers Dropbox a déclaré qu’il fermerait certains de ses bureaux et ferait de la maison le lieu de travail principal de ses 2 500 employés. Ainsi, les responsables de l’entreprise ont expliqué dans un article de blog, « c’est l’occasion pour nous de construire une main-d’œuvre encore plus forte et diversifiée alors que nous recrutons d’horizons et de perspectives de plus en plus différents. »
Alors que la pandémie de COVID-19 s’intensifie, de nombreuses entreprises adoptent la nouvelle normalité et envisagent ses impacts positifs sur la productivité et la satisfaction au travail. Selon une enquête juin 2020 PricewaterhouseCoopers menée dans plusieurs secteurs, 83 % des employés ont déclaré qu’ils prévoyaient de continuer à travailler à domicile au moins un jour par semaine. Le même sondage a révélé que plus de la moitié (55 %) des employeurs s’attendent à poursuivre leurs cultures de télétravail après la fin de la crise.
Les entreprises adoptent ce nouveau modèle avec enthousiasme. En août 2020, le Wall Street Journal a rapporté que de nombreuses entreprises de la région de la baie de San Francisco, notamment Google, Twitter, Tanium et Slack, autorisaient les employés à déménager alors qu’ils effectuaient un passage plus permanent au travail à distance.
Mais à quoi ressemble vraiment le travail à domicile ? Pour commencer, les entreprises doivent déployer des dizaines de milliers d’appareils, tels que des smartphones, des ordinateurs portables, des PC, des imprimantes et plus encore, afin que les travailleurs puissent faire leur travail. Les services informatiques doivent également gérer ces endpoints numériques, tels qu’ils sont connus, en mettant à jour leurs logiciels et en les sécurisant contre les menaces.
Ils doivent également résoudre les nouveaux défis des travailleurs. Il s’agit notamment du Wi-Fi instable ou non sécurisé et de l’accès à Internet et du maintien de relations de travail avec des collègues, selon une récente enquête Slack. C’est pourquoi il est essentiel d’équiper les travailleurs avec les bons outils numériques, les bons processus et l’assistance au mode de vie pour encourager la collaboration, la productivité et l’engagement.
« La pandémie n’a pas seulement augmenté l’appétit collectif pour le travail à distance », déclare Jim Alkove, directeur de la confiance chez Salesforce. « Il a remodelé les points de vue traditionnels de l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Les outils de productivité doivent refléter cela. »
Voici quatre façons de maintenir la satisfaction et la productivité de vos employés qui travaillent où qu’ils se trouvent.
Préparez-vous
Certains travailleurs avaient déjà des bureaux à domicile avant la pandémie. Beaucoup d’autres ne l’ont pas fait, et ce n’est toujours pas le cas. Les entreprises doivent d’abord répondre à leurs besoins de base. Pandio, une start-up de logiciels d’entreprise basés à San Diego pour l’IA, a envoyé ses 12 employés debout à des bureaux, chaises, ordinateurs portables et smartphones. « Nous avons désormais de la flexibilité », a déclaré le PDG Gideon Rubin. Les grandes entreprises, telles que Twitter, ont proposé de rembourser les travailleurs pour les bureaux, les chaises de bureau et le Wi-Fi.
Outre le matériel de configuration, les entreprises doivent également se concentrer sur la mise à jour des applications basées sur le cloud, déclare Alkove, pour maintenir les travailleurs connectés et leur permettre de partager facilement des projets de travail et de collaborer avec des collègues. « Ce qui était autrefois un luxe de la transformation numérique avant la pandémie est désormais devenu un enjeu », déclare-t-il.
Les plateformes de collaboration numérique, telles que Zoom, Slack et Google Meet, sont également des enjeux pour accomplir le travail. Mais les entreprises doivent être capables de les utiliser pour d’autres processus importants, tels que l’intégration et la formation. Selon Alkove, Salesforce économise déjà « un nombre inimaginable d’heures et de ressources » en permettant à ses 50 000 employés d’accéder à Trailhead, sa plateforme d’apprentissage en ligne.
Zoom arrière
De nombreux travailleurs souffrent de la fatigue liée à Zoom. Et les entreprises intelligentes doivent faire des ajustements importants. Les responsables doivent « tuer les réunions récurrentes, se débarrasser des réunions de statut et les déplacer vers les canaux numériques », déclare Brian Elliott, vice-président du Future Forum , un nouveau consortium de recherche appartenant à Slack. « Gagnez du temps en équipe pour une résolution plus approfondie des problèmes et utilisez-la pour créer une cohésion sociale. »
Un autre mot de prudence pour les responsables : utilisez les outils d’« analyse des personnes » avec discrétion. Ils sont parfaits pour suivre l’activité des travailleurs et voir à quelle fréquence et avec quels outils numériques les équipes s’engagent. Mais le logiciel ne remplace pas la connexion humaine.
« Certains responsables peuvent oublier les gens et les surveiller tout au long du workflow », déclare Dana Borowka , PDG de Lighthouse Consulting Services, qui se concentre sur le recrutement et la gestion des talents. « C’est le baiser de la mort. » Si un outil de collaboration n’est pas utilisé, décrochez le téléphone et demandez pourquoi.
Informatique, téléphone à domicile
Il n’y a rien de pire que d’attendre le service d’assistance informatique, ou que votre requête, où se trouve mon nouvel ordinateur portable ou le dongle pour connecter mon moniteur, disparaisse dans l’éther. Pour les télétravailleurs, il s’agit d’un cercle spécial de frustration. Les services informatiques sont « une composante habilitante d’une bonne expérience sur le lieu de travail », a déclaré Jeff Spar, ancien DSI du Metropolitan Museum of Art, dans un récent numéro de la Harvard Business Review. « Si cela ne fonctionne pas bien, tout le monde est frustré. »
Une partie du problème est que de nombreuses entreprises voient l’expérience des employés uniquement comme une fonction RH. Cela doit changer, déclare Alkove de Salesforce. « La meilleure chose qu’un PDG, un directeur des systèmes d’information ou un responsable informatique puisse faire pour sécuriser un environnement de travail en tout lieu est de maîtriser les bases », déclare-t-il. Cela implique de maintenir les appareils des employés à jour avec les derniers logiciels, d’activer l’authentification multifacteur et de rester au fait des correctifs de sécurité.
L’ajout de processus tels qu’une authentification unique avec authentification multifacteur non seulement rend tout plus sécurisé, ajoute Alkove, mais réduit « la friction des employés en leur permettant de se connecter une seule fois pour obtenir un accès fiable à l’ensemble des outils dont ils ont besoin pour faire leur travail ».
Pointage-sortie
Elliott suggère aux employeurs de repenser la journée de travail de 9-to-5 jours. « Les meilleurs résultats proviennent des habitudes de rupture formées dans la révolution industrielle », déclare-t-il. « La plupart des entreprises ont simplement fait une « augmentation » des réunions en personne sur les appels vidéo. Cela n’a jamais été la façon la plus productive de travailler. » Au lieu de cela, les responsables doivent laisser les travailleurs définir les heures qui correspondent le mieux à leurs besoins domestiques et les encourager à communiquer leur disponibilité via des outils de collaboration.
« Permettre aux gens de prendre des pauses pour s’éloigner du travail, planifier leur journée et faire de l’exercice a permis d’améliorer l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée et la productivité, de réduire le stress et d’améliorer l’appartenance », déclare Elliott. Il ajoute un dernier conseil : « Désactivez les notifications lorsque vous ne travaillez pas ! »
Illustrations de Michelle Jacobs
