Les collectivités territoriales et les administrations locales s'adaptent à une situation où la main-d'œuvre sera dispersée à long terme, tandis que les établissements d'enseignement se préparent à une éventuelle mise en place de l'enseignement à distance à la rentrée. Ces évolutions entraînent un besoin accru en matière de services numériques, d'infrastructures informatiques et de formation.
Parallèlement, la pandémie entraîne des coupes budgétaires et des mises en chômage partiel au sein des administrations régionales et locales ainsi que des établissements d'enseignement à travers tout le pays.
Nous avons toujours demandé au gouvernement de « faire plus avec moins », et cela sera d'autant plus vrai à l'avenir. Considérez ceci : 88 % des responsables municipaux s'attendent à un déficit budgétaire. Environ la moitié des DSI des collectivités locales et des États s'attendent à ce que les dotations budgétaires consacrées à l'informatique diminuent cette année. De nombreux établissements d'enseignement réduisent de 5 à 30 % de leur budget.
Chaque organisme du secteur public a pour responsabilité de récupérer autant de dollars que possible afin de compenser les déficits budgétaires et les réductions temporaires prévues des effectifs, et de répondre aux nouveaux besoins. Les mesures de réduction des coûts à court terme sont faciles à mettre en œuvre, mais la planification de l'optimisation des coûts à plus long terme, qui repose sur une collaboration entre les équipes, s'avère plus difficile.
Dans ce contexte, le service informatique offre un potentiel important de réduction des coûts ainsi qu’une opportunité d’améliorer l’efficacité à long terme en éliminant les technologies et les processus obsolètes, en améliorant la visibilité sur les ressources de l’organisation et en centralisant et consolidant les opérations et la sécurité.
Comprendre et simplifier l'environnement informatique
Trop souvent, une entreprise achète un nouveau produit pour résoudre chaque nouveau problème. Cette approche entraîne des redondances, du gaspillage et un environnement complexe, caractérisé souvent par des silos de données enfermés dans des applications qui ne communiquent pas entre elles. Les dirigeants se retrouvent ainsi avec une vision incomplète de l'environnement global, ce qui entraîne davantage de dépenses excessives.
Les équipes doivent être en mesure d'identifier les outils technologiques dont elles disposent et, surtout, de comprendre SI et COMMENT l'entreprise utilise ces outils. Une agence ou un établissement d'enseignement peut généralement réaliser des économies substantielles à long terme en regroupant les outils similaires et en supprimant ceux dont il n'a plus besoin, ce qui lui permet de réduire les coûts liés aux licences, aux mises à jour, à la maintenance et à l'assistance.
De plus, alors que les pouvoirs publics et les établissements d'enseignement sont confrontés à des demandes croissantes mais disposent de moins de personnel, les équipes devront mettre en place des mesures d'automatisation et d'optimisation des services. Cela pourrait impliquer la mise en place de processus numériques permettant de rationaliser et de simplifier les tâches courantes. Par exemple, cela pourrait signifier offrir la possibilité de redémarrer, de réparer ou de réinstaller facilement d'autres outils pour un personnel dispersé, sans avoir à créer de ticket ni à solliciter l'aide d'un opérateur. Les équipes informatiques peuvent alors se concentrer sur les projets prioritaires. À mesure que les services numériques sont mis en place à l'aide d'une plateforme commune, les dirigeants acquièrent une meilleure compréhension des tendances et sont en mesure d'identifier de nouvelles opportunités pour améliorer les processus de travail et réduire les coûts.
Regrouper et centraliser les opérations
Alors que les collectivités territoriales et les établissements d'enseignement réfléchissent à la voie à suivre (compte tenu des contraintes budgétaires et des nouvelles exigences), bon nombre d'entre eux procéderont à une restructuration pour assurer leur survie. Par exemple, si un réseau universitaire public compte aujourd’hui 13 campus, on y trouve généralement 13 services informatiques.
Cela signifie qu'ils utilisent probablement 13 systèmes d'information en ressources humaines. Treize systèmes de messagerie différents, des centaines d'outils de collaboration – et très probablement – des logiciels et du matériel acquis par un service autre que celui de l'informatique, dont personne n'a connaissance.
Il en va de même pour les achats de matériel informatique au niveau des États et des collectivités locales : ils sont très décentralisés.
Dans tous les cas, il existe un potentiel important de réduction des coûts grâce à une meilleure visibilité sur les outils technologiques et l'infrastructure, à la suppression des outils inutilisés et à la réduction de l'utilisation d'outils redondants entre les services ou les sites. Un environnement plus simple et centralisé est plus facile à gérer (et moins coûteux).
Prenons l'exemple du système centralisé d'information budgétaire intégré (IBIC) de l'État de Caroline du Nord, géré par le service de l' , accessible à l'adresse. L'IBIC met à disposition un espace de travail commun aux administrations de l'État et au Bureau de gestion du budget de l'État afin de mener à bien les activités de planification, d'élaboration et d'exécution du budget.
Au cours de l'exercice 2012, l'État de l'Ohio a migré 90 % de son infrastructure informatique vers le cloud et a renforcé le recours aux services partagés. En conséquence, au cours des dernières années, l'État a réalisé plus de 162 millions de dollars d'économies avérées.
Le président du système universitaire du Wisconsin, Ray Cross, a récemment annoncé un projet de plan stratégique de restructuration intitulé « » ( ), qui viserait à rationaliser les programmes d'études redondants sur l'ensemble des campus publics avant l'automne 2021 et à centraliser les services informatiques, les ressources humaines et les fonctions administratives afin de créer un modèle d'enseignement en ligne à l'échelle du système.
Renforcer la sécurité
Comme vous le savez, cette nouvelle répartition des effectifs s'accompagne également d'une augmentation des risques liés à la cybersécurité. Plus il y a de terminaux, plus il y a de points de défaillance potentiels.
Dans un environnement traditionnel et décentralisé, les responsables disposent généralement d'une visibilité limitée sur leurs terminaux et sont (le plus souvent) submergés par un nombre impressionnant d'alertes de sécurité. Les équipes opérationnelles et de sécurité ont besoin d'une plateforme permettant de briser les cloisonnements entre les données et les informations, et de garantir que les deux équipes utilisent des données cohérentes et précises à tous les niveaux.
Les dirigeants doivent être capables d'identifier rapidement les menaces les plus pressantes et d'y faire face. Le manque de visibilité sur le réseau engendre des vulnérabilités inconnues et complique l'évaluation des risques pour les équipes informatiques, ce qui augmente le risque de violation de la sécurité. Les scores de risque sont des indicateurs évolutifs qui, en particulier dans le nouveau contexte de télétravail, doivent s'appuyer sur des données en temps réel afin de protéger l'environnement de l'organisation et de limiter sa vulnérabilité globale.
Se rendre d'ici à là-bas
Tanium propose une solution de gestion unifiée des terminaux afin d'aider les entreprises à bénéficier de la visibilité nécessaire pour optimiser leurs coûts informatiques, rationaliser leurs opérations et leur sécurité informatique, et accroître la valeur ajoutée pour leur activité. Contrairement aux outils plus anciens et aux solutions ponctuelles et limitées, Tanium fournit des données complètes et précises en temps réel. De ce fait, les collectivités publiques régionales et locales ainsi que les établissements d'enseignement peuvent :
- Valorisez les actifs sous-utilisés. Aidez à recenser et à gérer rapidement les ressources matérielles et logicielles, et créez un inventaire complet permettant de suivre et d'optimiser les besoins en logiciels, ainsi que de réduire les dépenses superflues.
- Centralisez vos opérations et réalisez des économies grâce à une plateforme moderne. Contribuez à éliminer les technologies obsolètes et à réduire le nombre d'outils spécialisés superflus ainsi que l'infrastructure nécessaire à leur fonctionnement. Les responsables informatiques peuvent regrouper la gestion et la sécurité des terminaux au sein d'une console unique et fournir aux services budgétaires ainsi qu'aux autres parties prenantes clés des données précises et exploitables afin de les aider à optimiser leur efficacité, à minimiser les risques et à prendre le contrôle de la situation.
- Réduire les coûts liés à l'assistance. Contribuez à la mise en place d'un suivi proactif et à la résolution des problèmes de performances rencontrés par les utilisateurs finaux, afin d'alléger la charge de travail des équipes de support informatique. Les équipes informatiques peuvent améliorer la prise de décision en matière de projets de changement logiciel critiques, gérer de manière optimale le cycle de vie du matériel en s'appuyant sur les données historiques pour évaluer la nécessité d'un renouvellement du matériel, et réduire le délai moyen de réparation ainsi que le nombre de tickets, ce qui permet d'améliorer la productivité sur le lieu de travail.
Une stratégie informatique et de sécurité efficace commence par les fondamentaux : la visibilité et le contrôle de l'ensemble de votre environnement. Mais il n'est pas facile de maîtriser les bases, et les responsables informatiques et financiers ont besoin d'un environnement moderne qui leur permette de gagner du temps et de l'argent tout en limitant les perturbations.
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