Lorsque son entreprise a été contrainte de fermer ses bureaux au 2020 en raison de la COVID-19, Bret Starr craignait que ses collaborateurs, qui travaillaient déjà à distance, ne se sentent isolés s'ils devaient rester confinés chez eux pendant une période prolongée. En l'absence d'un lieu physique où se réunir, il lui fallait trouver un moyen de maintenir la motivation de ses collaborateurs (s'ouvre dans un nouvel onglet).
Le PDG de « » Starr Conspiracy, une agence de marketing spécialisée dans le domaine du B2B , avait de bonnes raisons de s'inquiéter. Dans des sondages réalisés juste après le début de la pandémie, puis à nouveau quelques mois plus tard, plus de 80 % de ses employés ont déclaré apprécier le télétravail, et 97 % se sont dits à l'aise avec cette transition vers cette nouvelle réalité. Mais dans le même temps, 90 % ont déclaré se sentir déconnectés de leurs collègues, et 68 % ont admis se sentir isolés et seuls.
Starr savait que ces résultats faisaient écho à des études similaires menées à l'échelle du secteur, indiquant que même si les employés apprécient d'éviter les trajets pénibles et les interruptions gênantes au bureau, le fait d'être physiquement isolé des autres peut avoir de lourdes répercussions sur la santé mentale.
Plutôt que d’accepter cette « nouvelle normalité », Starr et ses associés ont pris une initiative inhabituelle : ils ont décidé d’investir plus de 20 000 dollars dans l’achat de casques de réalité virtuelle (RV) pour leurs 72 employés, afin qu’ils puissent se retrouver —
— dans le « métaverse ».
« Nous avons saisi l’occasion offerte par la pandémie pour repenser la manière dont nous organisons les réunions avec nos collaborateurs », explique M. Starr, qui a testé les casques avec ses associés avant de les distribuer. « Une fois l’effet de nouveauté passé, nous avons commencé à ressentir une plus grande proximité physique les uns avec les autres et avons constaté que les liens au sein de l’équipe s’étaient renforcés, comme lorsque nous organisions des réunions en présentiel. »
L'essor des réunions virtuelles dans le métaverse au sein du secteur
Bien que cela reste encore largement à prouver, Bill Gates, Mark Zuckerberg et toute une série d'autres dirigeants du monde des affaires et des technologies estiment que le métaverse pourrait bouleverser la manière dont les organisations organisent leurs réunions virtuelles d'ici quelques années.
«Ce qui rend une réunion plus efficace, c’est l’engagement des participants. » Pouvons-nous interagir avec d'autres personnes ? Pouvons-nous résoudre ces problèmes ensemble ? »Lee Gimpel, fondateur de Better Meetings
En effet, le métaverse, qui est la version actuelle du cyberespace, parvient assez bien à reproduire l'ambiance des réunions en présentiel, tout en les rendant plus divertissantes grâce à l'ajout de nombreux éléments parmi les plus attrayants et les plus addictifs des jeux vidéo. En effet, au lieu de devoir écouter pendant des heures des intervenants qui font défiler des présentations PowerPoint assommantes, les participants utilisent la réalité virtuelle (RV), la réalité augmentée (RA), des images 3D et des avatars pour interagir au sein d'un nouvel espace de travail virtuel composé de bureaux, de salles de réunion informelles, de salles de pause, d'espaces communs et d'aires de pique-nique en plein air.
Mieux encore, ils peuvent également se rendre dans des centres événementiels virtuels et s'installer aux côtés de leurs collègues, clients et partenaires pour assister à des discours d'ouverture, à des ateliers et à des cocktails en fin de journée, exactement comme lors des conférences d'autrefois. Contrairement à ces rassemblements d'avant la pandémie, leurs expériences seront toutefois bien plus captivantes et amusantes. Il y aura moins de présentations fastidieuses sur scène, et celles-ci seront bien plus courtes. Les exercices, concours et activités de cohésion d'équipe utilisant le tableau blanc numérique, ou « jamboarding », vont se généraliser. L'expérience dans son ensemble sera plus divertissante, captivante et mémorable — du moins en théorie.
« Les réunions traditionnelles se résument souvent à des présentations ou à des personnes qui parlent à d’autres personnes. » « Il n’y a pas vraiment beaucoup d’échanges lors des conférences », déclare Lee Gimpel, fondateur de Better Meetings, une entreprise spécialisée dans la conception de réunions, l’animation et la formation. « Ce qui rend une réunion plus efficace, c’est l’aspect participatif. » Pouvons-nous interagir avec d'autres personnes ? Pouvons-nous résoudre ces problèmes ensemble ? « Pouvons-nous avoir le sentiment de faire partie d’
, d’une communauté ? »
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« L'époque des réunions d'une heure est révolue », renchérit Alisa Walsh, PDG de Haute, une agence de marketing et de gestion de marque basée à Austin, au Texas. « Aujourd’hui, vous devez vous adresser à vos collaborateurs à la manière d’une conférence TED.
Vous disposez de 15 à 20 minutes pour capter leur attention et faire passer
vos messages. »
Scepticisme quant à une adoption généralisée
L'entreprise d'Alisa Walsh s'est lancée dans l'organisation d'événements virtuels « pour le meilleur ou pour le pire » il y a quelques années et s'est essayée, au fil du temps, à des activités liées au métaverse. Elle reste toutefois sceptique quant à sa capacité à remplacer totalement les réunions et conférences en présentiel entre collaborateurs. Elle considère plutôt qu'il s'agit d'une des nombreuses options intéressantes proposées par .
« Le métaverse peut renforcer les liens entre les personnes, mais il ne les remplacera pas », explique-t-elle, « car il manque ces liens authentiques que l’on tisse généralement lors d’une rencontre en face à face. »
«Le métaverse peut renforcer les liens entre les êtres humains, mais ne les remplacera pas. »Alisa Walsh, PDG de Haute
M. Walsh affirme que, plutôt que de se contenter d’expériences numériques par défaut, les organisations devraient réfléchir davantage au type d’expériences émotionnelles qu’elles souhaitent susciter entre l’employeur et l’employé. C'est alors, et alors seulement, que vous pourrez trouver un juste équilibre, à un coût raisonnable, entre les activités physiques et virtuelles pour y parvenir.
Par exemple, elle recommande de remettre en question la tendance à organiser de grandes conférences d’ auxquelles chaque commercial ou employé est amené par avion pour y assister. Au contraire, selon M. Walsh, les entreprises devraient envisager d'organiser une série de réunions plus modestes, mais plus efficaces, à proximité du lieu de résidence des employés. Et ils ne doivent même pas nécessairement se produire entièrement à l'intérieur de bâtiments. Dans certaines régions, ces activités peuvent se dérouler en plein air, ce qui peut améliorer le moral, réduire le stress et stimuler la créativité.
Selon M. Walsh, les organisations peuvent également inverser les rôles et organiser des réunions directement auprès des salariés.
« Nous avons récemment eu un client qui devait trouver un moyen de faire parvenir ses produits à des acheteurs potentiels, car les équipes commerciales ne pouvaient pas se rendre dans les locaux des clients », explique-t-elle. « Nous avons donc mis au point un grand camion de tournée qui se rendait directement chez les gens, là où ils travaillaient. »
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Lachlan Phillips, PDG d'Orbits, un fournisseur australien de plateformes d'événements virtuels, reconnaît l'intérêt d'organiser des réunions de collaborateurs plus créatives. Mais cela peut également se produire dans le métaverse. Selon lui, l’essentiel est de veiller à ce que les employés aient le sentiment d’appartenir à un « lieu de travail «» », car ce n’est souvent pas le cas des télétravailleurs.
Pour les dirigeants d'entreprise et les responsables technologiques qui évaluent leurs options en matière d'immobilier, cela signifie qu'il s'agit de choisir entre et , c'est-à-dire de se prononcer pour un lieu de travail entièrement virtuel ou pour des locaux physiques.
« Avant la pandémie, vous pouviez vous rendre dans ce grand et magnifique bâtiment où vous travailliez, franchir ses portes, et tout cela pouvait être
un lieu à la fois passionnant et merveilleux. » Vous aviez l'impression d'en faire partie
. C'est ce qui s'est pratiquement perdu lorsque les gens ont commencé à travailler à distance. Lorsque vous organisez des événements pour vos collaborateurs, vous devez vous efforcer de rassembler vos équipes autour d'expériences communes. « C’est ainsi que l’on tisse des liens entre eux. »
Allier le meilleur des mondes virtuels
M. Phillips explique que certaines plateformes de réunions virtuelles, comme la sienne, s'inspirent du métaverse sur le plan visuel, mais n'exigent pas nécessairement que les utilisateurs portent un casque de réalité virtuelle. Au contraire, ils mettent l'accent sur la narration : ils permettent aux utilisateurs de créer leur propre expérience.
Au lieu de devoir se contenter d'assister à une seule présentation, par exemple, ils pourraient avoir la possibilité de suivre une intervention sur la scène principale virtuelle sur un écran tout en discutant en direct de ce qu'ils entendent avec leurs collègues dans une autre salle de réunion virtuelle. Ensuite, pendant les pauses, ils pourraient se rendre tranquillement dans des cafés virtuels, des halls d'exposition ou des jardins pour nouer des contacts et créer des liens avec leurs collègues.
«Vous souhaitez vous efforcer de rassembler vos équipes autour d’expériences communes. » C’est ainsi que l’on tisse des liens entre eux. »Lachlan Phillips, PDG d'Orbits
« Je pense que tout ce qui nécessite un casque de réalité virtuelle, à moins qu’il ne s’agisse de l’appareil le plus élégant et le plus simple jamais inventé, aura du mal à atteindre une masse critique dans un avenir proche », déclare M. Phillips. « Je pense que les gens vont se tourner vers des concepts plus simples. » « La narration sera l’
, la constante. »
M. Starr, bien qu'il soit pleinement engagé dans le métaverse, reconnaît l'importance d'organiser des réunions virtuelles autour de « scénarios ». Il conseille à toutes les organisations intéressées par les réunions dans le métaverse de commencer modestement, de tester différentes approches et de voir ce qui fonctionne.
« Vous devriez organiser quelque chose de très simple, comme un apéro virtuel, afin de laisser aux participants le temps de s'habituer aux casques et à l'environnement. » Juste quelque chose de simple qui leur donne envie de s'y intéresser. « Puis, partez de là pour construire. »
